Office Manager

Over de functie

Als Office Manager bij TentMoment, onderdeel van de Veldeman Group in Maldegem, ben je de centrale spil die de operationele administratie, planning en opvolging strak en efficiënt houdt. Je werkt in een hecht team dat zich richt op evenementen, logistieke oplossingen en industriële tentstructuren.

Belangrijkste verantwoordelijkheden

• De werkplanning van eigen en ingehuurd personeel opvolgen en administratief ondersteunen.
• Tijdsregistraties beheren en vervolledigen voor intern en extern personeel.
• Extern personeel administratief aanmelden en opvolgen conform wetgeving.
• Hotelovernachtingen boeken en administratief verwerken.
• Transporten, hulpmiddelen en rollend materieel administratief opvolgen en registreren.
• Inhuur van hulpmiddelen, transport en rollend materieel administratief verwerken.
• Keuringen, onderhoud en reservaties van voertuigen, heftrucks en rollend materiaal coördineren.
• Materialen controleren en administratief opvolgen.
• Projectgebonden bestellingen plaatsen en beheren (verwarming, verlichting, HVAC).
• Projectfacturatie opmaken, verzenden en opvolgen, inclusief extra geleverde diensten.
• Problemen of onverwachte situaties binnen de projectadministratie oplossen en opvolgen.
• Backup voor de tijdsregistratie via Geodynamics.

Gewenst profiel

• Meerdere jaren ervaring in een vergelijkbare administratieve of office‑manager rol.
• Sterk gestructureerd, organisatorisch onderlegd en hands‑on.
• Flexibel en teamgericht, met het vermogen om prioriteiten te stellen in een dynamische omgeving.
• Communicatief vaardig, oplossingsgericht en stressbestendig.
• Ervaring in een technische, logistieke of bouwgerelateerde omgeving is een plus.

Vereiste vaardigheden

• Uitgebreide kennis van administratieve processen en planningstools.
• Ervaring met tijdsregistratiesystemen, bij voorkeur Geodynamics.
• Basiskennis van wet- en regelgeving rondom extern personeel.

Wat wij bieden

• Een 4/5‑ of voltijdse functie met veel afwisseling en verantwoordelijkheid.
• Sleutelrol binnen een dynamische operationele omgeving.
• Ruimte om processen te verbeteren en initiatief te nemen.
• Competitief salaris met extralegale voordelen (maaltijdcheques, hospitalisatieverzekering).
• Een hecht team waar samenwerking, respect en engagement centraal staan.