Office Manager (halftijd)

Over de functie

Als Office Manager bij TentMoment ben je de spil in de operationele administratie van een dynamisch evenementen‑ en logistiek bedrijf. Je werkt halftijds elke voormiddag en zorgt ervoor dat planning, tijdsregistratie en projectadministratie vlekkeloos verlopen.

Belangrijkste verantwoordelijkheden

• Opvolgen en administratief ondersteunen van de werkplanning van eigen en ingehuurd personeel.
• Beheren en vervolledigen van tijdsregistraties voor intern en extern personeel.
• Administratief aanmelden en opvolgen van extern personeel conform de geldende wetgeving.
• Boeken en verwerken van hotelovernachtingen.
• Registreren en opvolgen van transporten, hulpmiddelen en rollend materieel.
• Inhuur van hulpmiddelen, transport en rollend materieel administratief verwerken.
• Keuringen, onderhoud en reservaties van voertuigen, heftrucks en rollend materiaal coördineren.
• Controleren en administratief opvolgen van materialen.
• Plaatsen en beheren van projectgebonden bestellingen (verwarming, verlichting, HVAC).
• Opstellen, verzenden en opvolgen van projectfacturatie, inclusief extra geleverde diensten.
• Meewerken aan de oplossing van onverwachte situaties binnen de projectadministratie.
• Backup zijn voor de tijdsregistratie via Geodynamics.

Gewenst profiel

• Enkele jaren ervaring in een vergelijkbare administratieve functie.
• Sterk gestructureerd, organisatorisch vaardig en hands‑on.
• Teamplayer die flexibel schakelt binnen een klein, dynamisch team.
• Uitstekende plannings‑ en prioriteringsvaardigheden.
• Communicatief, oplossingsgericht en stressbestendig.
• Ervaring in een technische, logistieke of bouwgerelateerde omgeving is een plus.

Vereiste vaardigheden

• Ervaring met het tijdsregistratiesysteem Geodynamics.

Wat wij bieden

• Een halftijdse functie met veel afwisseling en verantwoordelijkheid.
• Een sleutelrol binnen een dynamische operationele omgeving.
• Ruimte om processen te verbeteren en initiatief te nemen.
• Een hecht team waar samenwerking, respect en engagement centraal staan.
• Competitief salaris met extralegale voordelen zoals maaltijdcheques en een hospitalisatieverzekering.
• Flexibiliteit en een werkomgeving die initiatief en betrokkenheid waardeert.