Office & Administration Officer

Over de functie

Als Office & Administration Officer ben je de spil die zorgt voor een soepel lopende administratie, een georganiseerd kantoor en een warm onthaal. Je ondersteunt projectleiders, onderhoudt contacten met leveranciers en bent een aanspreekpunt voor collega’s, klanten en bezoekers.

Belangrijkste verantwoordelijkheden

• Controleren en verwerken van aankoopfacturen; invoeren en beheren van projecten in de bouwsoftware.
• Administratieve ondersteuning voor projectleiders en feedback geven op prijsaanvragen in samenwerking met de calculatiedienst.
• Opvolgen van aan‑ en afwezigheden, tijdsregistratie en correcte toepassing van projectcodes.
• Dagelijks kantoorbeheer: bestellingen, werkkledij, praktische zaken en contact met leveranciers.
• Organiseren van interne events, boekingen van hotels, restaurants, vervoer en vluchten.
• Warm onthaal van bezoekers, beheer van de algemene mailbox en inkomende post.
• Compliance: opvolgen van Limosa, A1, Dimona en andere werfgebonden documenten.

Gewenst profiel

• 5‑10 jaar ervaring in een vergelijkbare administratieve functie.
• Zelfstandige, gestructureerde en nauwkeurige werkhouding.
• Organisatorisch sterk, oplossingsgericht en kritisch.
• Bachelorniveau, bij voorkeur in een technische of bouwomgeving.
• Vloeiend in Nederlands, basiskennis van Frans en Engels.
• Woonachtig op een redelijke afstand van Nazareth.

Vereiste vaardigheden

• Uitgebreide kennis van Microsoft Excel, Word en PowerPoint.
• Ervaring met bouwsoftware en digitale dossierverwerking.
• Bekendheid met tijdsregistratiesystemen (bijv. Checkin@Work).

Wat wij bieden

• Een gevarieerde en verantwoordelijke functie met impact.
• Een sleutelrol in een financieel gezond en stabiel bedrijf.
• Warme werkomgeving met korte communicatielijnen.
• Werkzekerheid en ruimte voor persoonlijke groei.