Office Manager (Mechelen & Gent)

Over de functie

Als Office Manager ben je verantwoordelijk voor het dagelijkse beheer en de optimalisatie van de kantoren in Mechelen en Gent. Je zorgt voor een warm onthaal, ondersteunt onboarding en bewaakt de facilitaire werking.

Belangrijkste verantwoordelijkheden

• Ontvangen en begeleiden van bezoekers en nieuwe medewerkers.
• Faciliteren van onboarding (werkplek, materiaal, badges, toegang).
• Beheren van infrastructuur, onderhoud, inrichting en voorraad van beide kantoren.
• Eerste aanspreekpunt voor facilitaire vragen en snelle probleemoplossing.
• Selecteren, evalueren en onderhandelen met externe leveranciers (poetsdienst, onderhoud, energie, telecom, catering, afvalverwerking).
• Controleren en administratief verwerken van facturen.
• Opstellen van het facility‑ en IT‑budget in samenwerking met het management.
• Bewaken van kosten en zoeken naar optimalisaties.
• Ondersteunen van sales met DocuSign, bestelbonnen en rapportage aan PMO.

Gewenst profiel

• Vloeiend Nederlands.
• Eerste ervaring in een vergelijkbare rol.
• Enthousiast, toegankelijk en flexibel.
• Goed in schakelen tussen operationele taken en verbeterprojecten.
• Detailgericht, proactief en zelfstandig.
• Bereid om twee dagen per week tussen Mechelen en Gent te pendelen.

Vereiste vaardigheden

• Ervaring met DocuSign.

Wat wij bieden

• Aantrekkelijk salarispakket met maaltijdcheques van €8.
• GSM‑abonnement + €300 budget voor een toestel.
• Onkostenvergoeding van €75 per maand.
• Groeps- en hospitalisatieverzekering.
• Bedrijfswagen met tankkaart.
• 39‑urige werkweek (2 dagen Mechelen, 2 dagen Gent, 1 dag thuis).
• 26 verlofdagen per jaar.