Executive management assistant(e)

Over de functie

Als Executive Management Assistant ben je de rechterhand van één of meerdere leden van het Executive Management. Je ondersteunt hen zowel administratief als organisatorisch en draagt bij aan een efficiënte voorbereiding, opvolging en coördinatie van dossiers en besluitvorming.

Belangrijkste verantwoordelijkheden

• Proactief beheren van agenda’s, mailboxen en correspondentie van directieleden.
• Organiseren van vergaderingen, workshops, offsites en andere evenementen, inclusief logistieke ondersteuning.
• Voorbereiden en opvolgen van management‑ en governance‑overleggen, inclusief het opstellen van notulen, verslagen en presentaties.
• Verzamelen, structureren en bewaken van documentatie, deadlines en actiepunten.
• Zelfstandig opvolgen van toegewezen dossiers en tijdig signaleren van aandachtspunten.
• Samenwerken met andere management assistants en fungeren als back‑up waar nodig.
• Meedenken over procesverbeteringen en professionalisering van de administratieve organisatie.

Gewenst profiel

• Uitstekende organisatorische vaardigheden en een proactieve werkhouding.
• Sterk in prioriteiten stellen, vooruitdenken en vertrouwelijkheid waarborgen.
• Goede communicatieve vaardigheden, zowel intern als extern.
• Flexibel, stressbestendig en in staat om meerdere taken tegelijk te beheren.

Vereiste vaardigheden

• Ervaring met agenda‑ en e‑mailbeheer.
• Bekwaam in het opstellen van notulen, verslagen en presentaties.
• Bekendheid met documentatie‑ en archiveringssystemen.

Wat wij bieden

• Een dynamische werkomgeving binnen een professioneel managementteam.
• Kansen voor persoonlijke en professionele ontwikkeling.