Executive Assistant voor Managing Partner

Over de functie

Als Executive Assistant ondersteun je de Managing Partner van een internationaal opererend bedrijf in Antwerpen. Je bent de spil tussen de directie, externe partners en het interne team en zorgt voor een vlekkeloze planning zowel zakelijk als privé.

Belangrijkste verantwoordelijkheden

• Beheren van een complexe agenda met zowel professionele als privé‑afspraken.
• Proactief opvolgen van de mailbox en zelfstandig acties ondernemen.
• Organiseren van reizen, inclusief vluchten, hotels, restaurants en transport.
• Opvolgen van betalingen en beheren van een financieel overzicht voor professionele en privé‑uitgaven.
• Contact onderhouden met het boekhoudkantoor en andere externe partners.
• Bewaken van deadlines, herinneren aan belangrijke acties en ondertekeningen.
• Voorbereiden en faciliteren van meetings en vergaderzalen.
• Beheren van documenten, klassementen en SharePoint‑structuren.
• Ondersteunen bij onboarding, facilitaire opvolging en andere kantoorgerelateerde taken.
• Fungeren als vertrouwenspersoon met een hoge mate van discretie.

Gewenst profiel

• Minimaal 10 jaar ervaring in een ondersteunende functie op directieniveau.
• Zelfstandige werker die prioriteiten kan stellen in een dynamische omgeving.
• Uitstekende organisatorische vaardigheden en overzicht.
• Vloeiende communicatie in Nederlands en Engels; goede basis in Frans.
• Discreet, nauwkeurig en verantwoordelijk.
• Stressbestendig, flexibel en oplossingsgericht.
• Integriteit en een proactieve mindset.

Vereiste vaardigheden

• SharePoint

Wat wij bieden

• Voltijdse of 4/5 tewerkstelling binnen een 38‑urige werkweek.
• Groeps- en hospitalisatieverzekering.
• Maaltijdcheques en verse soep ’s middags.
• Sectorpremie en vijf extra vakantiedagen.
• Eigen parkeerplaats, fietsvergoeding en een warme, familiale werkomgeving.
• Interne en externe evenementen, zoals een zomerfeest en kick‑off.