Office Manager

Over de functie

Als Office Manager bij TUA West ben je de spilfiguur die de dagelijkse gang van zaken op kantoor soepel laat verlopen. Je ondersteunt projectmedewerkers, regelt de administratieve processen en draagt bij aan de organisatie van events en netwerkmomenten.

Belangrijkste verantwoordelijkheden

• Beheren van de algemene administratie en contact met leveranciers en facilitaire diensten.
• Coördineren van de verhuizing naar het nieuwe gebouw in Kortrijk ’t Hooghe en het onthaal van bezoekers.
• Organiseren van evenementen en netwerkmomenten: logistiek, catering, uitnodigingen en follow‑up.
• Ondersteunen van projectadministratie: deadlines, rapportages, documentatie en partnercontacten.
• Archiveren van documenten, zowel fysiek als digitaal.
• Financiële ondersteuning: declaraties opvolgen, budgetbewaking in samenwerking met externe boekhouders.

Gewenst profiel

• Minimaal drie jaar ervaring in administratieve ondersteuning of office management, bij voorkeur in een kleine tot middelgrote organisatie.
• Leergierige houding en vermogen om snel nieuwe processen eigen te maken.
• Uitstekende organisatorische vaardigheden, oog voor detail en multitasking.
• Sterke communicatieve vaardigheden in het Nederlands; vergaderingen in het Frans en Engels bijwonen en verslagen opstellen.
• Zelfstandige, betrouwbare en flexibele werkhouding, inclusief incidenteel werken buiten standaarduren bij events.

Vereiste vaardigheden

• Microsoft Word
• Microsoft Excel
• Microsoft PowerPoint
• Canva
• ChatGPT
• E‑mailmanagement
• Cloud‑opslag en documentmanagement

Wat wij bieden

• Een boeiende functie binnen een innovatieve organisatie met maatschappelijke impact.
• Halftijds contract met flexibele uren en taakinhoud.
• Samenwerking in een gedreven team met ruimte voor eigen initiatief.