Front office medewerker

Over de functie

Als front office medewerker ben je het eerste aanspreekpunt voor de leden van NAV en ondersteun je de administratieve processen binnen ons team. Je werkt in het hart van Gent en draagt bij aan een soepel lopende organisatie voor architecten in Vlaanderen.

Belangrijkste verantwoordelijkheden

• Beheren van de info‑mailbox en het telefonische onthaal, vragen beantwoorden of doorsturen.
• Leden ondersteunen bij praktische vragen over hun lidmaatschap en geïnteresseerden informeren over de voordelen.
• Het leden‑dashboard up‑to‑date houden en ledenaantallen monitoren.
• Bestellingen van kantoormateriaal plaatsen, de schoonmaakfirma aansturen en kantoorproblemen oplossen.
• Zorgen voor algemene administratieve taken: zalen boeken, schadegevallen opvolgen, nieuwe voertuigen inschrijven en collega’s ondersteunen.
• Een of twee keer per maand het onthaal verzorgen bij NAV‑events, soms ook ’s avonds.

Gewenst profiel

• Klantvriendelijk, empathisch en communicatief vaardig, zowel mondeling als schriftelijk.
• Proactief, zelfredzaam, stressbestendig en goed in plannen en organiseren.
• Ervaring met MS Office (Word, Excel, Outlook) en bereidheid om met een CRM‑systeem te werken.
• Commerciële instelling; ervaring met ledenbeheer of klantenservice is een plus.

Vereiste vaardigheden

• Microsoft Word
• Microsoft Excel
• Microsoft Outlook
• CRM‑systeem (basiskennis of leergierigheid)

Wat wij bieden

• Een klein, dynamisch team van 15 collega’s met regelmatige team‑etentjes.
• Ruimte om eigen projecten op te pakken en je takenpakket uit te breiden.
• Locatie in het centrum van Gent, op fietsafstand van station Gent‑Dampoort.
• Persoonlijk ontwikkelingsplan met budget voor opleidingen.