Personal Assistant – Brussel

Over de functie

Voor een advocatenkantoor in Brussel zoeken wij een proactieve Personal Assistant die een sleutelrol speelt in een dynamische en professionele omgeving. Je ondersteunt het team bij dagelijkse administratieve taken en zorgt voor een vlotte communicatie met interne en externe partijen.

Belangrijkste verantwoordelijkheden

• Proactief opvolgen van e‑mails en algemene correspondentie.
• Voorbereiden en organiseren van vergaderingen, conference calls en notuleren.
• Opstellen, bijhouden en verwerken van timesheets en facturatie, met name in piekperiodes.
• Bewerk en formatteer juridische documenten, rapporten en presentaties.
• Ondersteuning bij PowerPoint‑presentaties, inclusief lay‑out en vertalingen.
• Beheren van Excel‑bestanden voor lijsten, gegevensbeheer en rapportages.
• Telefonisch onthaal, doorschakelen van oproepen en administratieve ondersteuning (archivering, printen, klassement).
• Coördineren van handtekeningen, legalisaties en apostilles en contact onderhouden met notarissen, banken en andere dienstverleners.
• Verzamelen en doorsturen van onkostennota’s naar de financiële afdeling.

Gewenst profiel

• Direct beschikbaar en minimaal eerste ervaring als (Executive) Assistant, bij voorkeur in een juridische of corporate omgeving.
• Vloeiend in Nederlands, Frans en Engels.
• Gestructureerd, nauwkeurig en deadline‑gericht, met een discreet omgaan met vertrouwelijke informatie.
• Hands‑on, proactief en in staat om zelfstandig meerdere taken te beheren.
• Goed cijfermatig inzicht, met name voor facturatie‑opvolging.
• Stabiel, volwassen en zelfverzekerd.

Vereiste vaardigheden

• Uitstekende beheersing van Microsoft Outlook, Word, Excel en PowerPoint.
• Ervaring met het opmaken en bewerken van documenten en presentaties.
• Basiskennis van administratieve processen en facturatie.

Wat wij bieden

• Vast contract van onbepaalde duur (38 uur/week, flexibel rooster).
• Bruto maandsalaris tussen €3.000 en €4.500, afhankelijk van ervaring.
• Maaltijdcheques van €10 per dag, ecocheques (€250/jaar) en een groeps‑ en hospitalisatieverzekering.
• Volledige terugbetaling van woon‑werkverkeer en 20 verlofdagen.
• Maandelijkse after‑works, kerstdiner, jaarlijkse short‑ski‑trip en een fitnessruimte in het gebouw.