Managementassistant voor notariskantoor

Over de functie

Als managementassistant ondersteun je dossierbeheerders en notarissen bij de administratieve en organisatorische taken van een notariskantoor. Je bent verantwoordelijk voor de volledige dossiercyclus, van opstart tot nazorg, en draagt bij aan een efficiënte en gedigitaliseerde werkomgeving.

Belangrijkste verantwoordelijkheden

• Dossiers opstarten (fysiek en digitaal) en ontvangstbevestiging aan cliënten.
• Nazorg van dossiers, verwerking in e‑registration en contact met overheden.
• Opstellen, bewaken en optimaliseren van interne processen en kantoorreglementen.
• Beheren van agenda’s van notarissen en de centrale mailbox.
• Organiseren van teamvergaderingen, inclusief agenda en notulen.
• Eerste aanspreekpunt voor leveranciers en onthaal van cliënten bij afwezigheid van de receptioniste.
• Zorgdragen voor naleving van de GDPR‑wetgeving.
• Coördineren van onboarding en integratie van nieuwe medewerkers.
• Opstellen en beheren van verlofplanning en afwezigheidsvervanging.

Gewenst profiel

• Bachelordiploma, bij voorkeur in management of office management.
• Ervaring in een juridische omgeving is een plus, maar andere sectoren worden ook overwogen.
• Vloeiende beheersing van het Engels en Frans, zowel mondeling als schriftelijk.
• Uitstekende organisatorische vaardigheden en prioriteringsvermogen.
• Teamspeler met een vriendelijke en professionele houding tegenover cliënten.

Vereiste vaardigheden

• Microsoft Outlook
• Microsoft Word
• Microsoft Excel

Wat wij bieden

• Voltijds contract van onbepaalde duur (ook 4/5 mogelijkheid).
• Conform salaris volgens ervaring en verantwoordelijkheid.
• Maaltijdcheques, hospitalisatie‑ en inkomensverliesverzekering, aanvullend pensioenplan.
• Eindejaarspremie, CAO‑premie, verplaatsingsonkosten en ecocheques.
• Moderne IT‑infrastructuur en een aangename werkomgeving, zowel op kantoor als thuis.
• Talrijke opleidingsmogelijkheden en doorgroeimogelijkheden.