Executive Assistant (fulltime/4-5) in Antwerpen

Over de functie

Voor een gerenommeerde organisatie in Antwerpen zoekt Robert Half een Executive Assistant die de Managing Partner ondersteunt in zowel professionele als privé‑aangelegenheden. Je bent de spil in de agenda‑ en communicatiestroom en zorgt voor een vlekkeloze organisatie van reizen, vergaderingen en administratieve taken.

Belangrijkste verantwoordelijkheden

• Beheren van een complexe agenda, inclusief professionele en privé‑afspraken.
• Proactief opvolgen van de mailbox en zelfstandig acties ondernemen.
• Organiseren van reizen (vluchten, hotels, transport, restaurants) voor zowel werk als privé.
• Opvolgen van betalingen en beheren van een financieel overzicht voor professionele en privé‑uitgaven.
• Contact onderhouden met het boekhoudkantoor en andere externe partners.
• Bewaken van deadlines, herinneren aan belangrijke acties en ondertekeningen.
• Ondersteunen bij onthaal en praktische organisatie van meetings en vergaderzalen.
• Beheren van documenten, klassementen en SharePoint‑structuren.
• Assisteren bij kantoorgerelateerde taken zoals onboarding en facilitaire opvolging.
• Fungeren als vertrouwenspersoon met een hoge mate van discretie.

Gewenst profiel

• Minimaal 10 jaar relevante ervaring in een ondersteunende functie op directieniveau.
• Zelfstandig, stressbestendig en in staat prioriteiten te stellen in een dynamische omgeving.
• Uitstekende communicatieve vaardigheden in het Nederlands en Engels; basiskennis van het Frans.
• Discreet, nauwkeurig en met een sterk verantwoordelijkheidsgevoel.
• Proactieve, oplossingsgerichte mindset en een gezonde dosis volwassenheid.

Vereiste vaardigheden

• Uitstekende beheersing van Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
• Ervaring met agenda‑ en e‑mailbeheer op hoog niveau.
• Bekendheid met SharePoint of vergelijkbare documentbeheersystemen.

Wat wij bieden

• Voltijds of 4/5 tewerkstelling binnen een 38‑urige werkweek.
• Groeps- en hospitalisatieverzekering.
• Maaltijdcheques en verse soep tijdens de lunch.
• Sectorpremie en vijf extra vakantiedagen bovenop de wettelijke.
• Eigen parkeerplaats, fietsvergoeding en een warme, familiale werkomgeving.
• Interne en externe evenementen, zoals een zomerfeest en kick‑off.