Executive Assistant (Freelance)

Over de functie

Als freelance Executive Assistant ondersteun je senior stakeholders binnen een dynamische organisatie in Mechelen. Je bent de spil in de planning, communicatie en organisatie van uiteenlopende activiteiten.

Belangrijkste verantwoordelijkheden

• Beheren van complexe agenda’s en het inplannen van meetings voor diverse stakeholders.
• Coördineren van vergaderingen, inclusief praktische organisatie en opvolging.
• Beheren van een gedeelde mailbox en zorgen voor een efficiënte afhandeling van aanvragen.
• Uitvoeren van administratieve processen rondom onboarding, aankooporders en reisplanning.
• Ondersteunen bij de organisatie van interne en externe evenementen, team‑ en klantbijeenkomsten.
• Logistieke en communicatieve coördinatie van events.
• Beheren van kantoorbenodigdheden en facilitaire zaken zoals badges, leveringen en leverancierscontacten.
• Ondersteunen van diverse projecten en administratieve taken voor verschillende teams.
• Fungeren als centraal aanspreekpunt voor interne en externe stakeholders en waarborgen van een vlotte communicatiestroom.

Gewenst profiel

• Bachelor‑denkniveau.
• Minimaal 4‑5 jaar ervaring als Executive Assistant, Management Assistant of een vergelijkbare functie.
• Ervaring in een dynamische omgeving met verschillende stakeholders.
• Uitstekende plannings‑ en organisatievaardigheden, met een proactieve en hands‑on houding.
• Zelfstandige werkstijl en het vermogen om overzicht te behouden in een drukke omgeving.
• Vloeiend in Nederlands en Engels.
• Flexibel ingesteld, zonder strikte 9‑to‑5 mentaliteit.

Vereiste vaardigheden

• Uitstekende kennis van MS Office 365, met name Outlook.

Wat wij bieden

• Een voltijdse freelance opdracht binnen een professionele en toekomstgerichte organisatie.
• Start zo snel mogelijk, met een initiële periode tot eind 2026 en mogelijkheid tot verlenging.
• Uitvalsbasis in Mechelen met een sterke aanwezigheid op kantoor.
• Dagtarief afhankelijk van ervaring.
• Een gevarieerde functie met veel verantwoordelijkheid en autonomie.
• Samenwerking met senior stakeholders in een dynamische omgeving.