Office manager

Over de functie

Als Office manager ben je verantwoordelijk voor de dagelijkse werking en de verdere uitbouw van het secretariaat. Je zorgt ervoor dat het secretariaat een sterke ondersteunende rol vervult voor de volledige organisatie en haar bestuursorganen, in nauwe samenwerking met de directie en de verschillende diensten.

Belangrijkste verantwoordelijkheden

• Organiseren en coördineren van de dagelijkse werking van het secretariaat.
• Leiden van een team van administratieve en schoonmaakmedewerkers.
• Bewaken van een efficiënte, kwaliteitsvolle en klantgerichte dienstverlening intern en extern.
• Beschrijven, bewaken en optimaliseren van administratieve processen, inclusief projectleiding.
• Voorbereiden van vergaderingen, opstellen van agenda’s en verzorgen van verslaggeving voor de bestuursorganen.
• Coördineren van aankoopdossiers, contractbeheer en opvolging van overheidsopdrachten.

Gewenst profiel

• Coachende leidinggevende die medewerkers motiveert en ondersteunt.
• Georganiseerd, prioriteert effectief en bewaakt deadlines.
• Nauwkeurig met oog voor detail en discreet met vertrouwelijke informatie.
• Oplossingsgericht, initiatiefrijk en integer.
• Grondig inzicht in administratieve processen en bereidheid om zich te verdiepen in regelgeving rond overheidsopdrachten.
• Minimaal een bachelordiploma (bijv. bestuurskunde, publiek management) en 5 jaar relevante ervaring.

Vereiste vaardigheden

• Cobra (digitale tool)
• 3P (aankoopprogramma)
• Microsoft Office

Wat wij bieden

• Voltijds contract van onbepaalde duur.
• Aantrekkelijk loon, maaltijdcheques (10 EUR), hospitalisatieverzekering, aanvullend pensioen.
• Fiets‑ of woonwerkvergoeding en mogelijkheid tot fietsleasing.
• Glijdende werkuren, minimaal 26 vakantiedagen, 12 compensatiedagen en extra feestdagen.
• Collegiale, veilige en respectvolle werksfeer.