Executive Management Assistant (CEO & Director)

Over de functie

Als Executive Management Assistant ondersteun je de CEO en een Director in een internationaal bedrijf in de mobiliteitssector. Je bent een vertrouwde schakel tussen het managementteam, interne en externe partners en zorgt voor een vlotte en efficiënte werking van de organisatie.

Belangrijkste verantwoordelijkheden

• Beheren van de professionele en privé‑agenda van de CEO, inclusief afspraken, reizen en administratieve taken.
• Ondersteunen van de Director bij haar professionele agenda en het bieden van organisatorische hulp aan het managementteam.
• Organiseren van zakenreizen binnen Europa van A tot Z, met aandacht voor alle praktische details.
• Voorbereiden van presentaties, rapporten, vergaderstukken en documentatie voor bestuursvergaderingen, met strikte vertrouwelijkheid.
• Coördineren van vergaderingen, zakelijke ontvangsten, bedrijfsevenementen en bezoeken van directieleden.
• Volgen van actiepunten en projecten over verschillende afdelingen, bijvoorbeeld rond ESG‑rapportering of de invoering van een tool voor contractbeheer.
• Beheren van de ondertekening, verwerking en archivering van belangrijke documenten.
• Monitoren van de dagelijkse kantoorwerking, van benodigdheden tot samenwerking met externe leveranciers.

Gewenst profiel

• 5‑10 jaar ervaring als Executive Assistant of in een vergelijkbare senior ondersteunende functie.
• Uitstekende organisatorische en planningsvaardigheden, nauwkeurig en in staat prioriteiten te bewaken.
• Zelfstandige werkhouding, initiatiefnemend en oplossingsgericht.
• Positieve, flexibele en assertieve communicatiestijl, met vermogen om relaties op verschillende niveaus op te bouwen.
• Vloeiend in Nederlands, Frans en Engels, zowel mondeling als schriftelijk.
• Zeer zorgvuldig met vertrouwelijke informatie.

Wat wij bieden

• Een vast contract vanaf dag 1.
• Marktconform maandsalaris met aantrekkelijke extralegale voordelen.
• Voltijds (38 uur) of deeltijds (vanaf 80 %) met flexibele vrije dagen.
• 20 wettelijke verlofdagen + 4 extra vakantiedagen op voltijd.
• Een thuiswerkdag per week en een netto thuiswerkvergoeding van € 130 per maand.
• GSM‑abonnement, terugbetaling woon‑werkverkeer en een cafetariaplan met onder andere extra vakantiedagen, fietslease of multimedia.
• Ruimte voor initiatief, professionele ontwikkeling en een afwisselende functie met verantwoordelijkheid.