Executive Assistant

Over de functie

Als Executive Assistant ondersteun je direct de CEO, COO en CTO van een snelgroeiend high‑tech bedrijf. Je bent de spil achter de schermen die structuur en overzicht brengt in een dynamische omgeving waar prioriteiten continu verschuiven.

Belangrijkste verantwoordelijkheden

• Beheren van agenda’s, plannen van afspraken en organiseren van meetings, board meetings en interne events.
• Voorbereiden van documenten, notuleren en opmaken van verslagen en rapporten.
• Coördineren van zakenreizen en logistieke processen (zendingen, import/export).
• Ondersteunen bij BTW‑, kwartaal‑ en jaarafsluitingen, facturatie, betalingen en invoer van financiële gegevens in het ERP‑systeem Odoo.
• Beheren van subsidiedossiers (bijv. VLAIO) en salesadministratie.
• Opvolgen van payroll, personeelsadministratie, contracten, onboarding en het plannen van sollicitatiegesprekken.
• Actief meewerken aan werving van nieuwe collega’s en het beheer van timesheets.

Gewenst profiel

• Minimaal 5 jaar ervaring in een brede ondersteunende of coördinerende functie.
• Gestructureerde werkwijze, sterk overzicht en prioriteringsvermogen.
• Affiniteit met cijfers en financiële processen.
• Vloeiend in Nederlands en Engels, met een bachelor‑ of masterdiploma of gelijkwaardig door ervaring.

Vereiste vaardigheden

• Uitgebreide kennis van Excel.
• Ervaring met een ERP‑systeem, bij voorkeur Odoo.