Executive Assistant (Brussel)

Over de functie

Voor een advocatenkantoor in Brussel zoeken wij een Executive Assistant die een sleutelrol vervult in een dynamische en professionele omgeving. Je ondersteunt het management en zorgt voor een vlekkeloze administratieve afhandeling van dagelijkse taken.

Belangrijkste verantwoordelijkheden

• Proactief opvolgen van e‑mails en algemene correspondentie.
• Voorbereiden en organiseren van vergaderingen, conference calls en presentaties.
• Opstellen, bijhouden en verwerken van timesheets en facturatie, vooral in de piekperiode begin van de maand.
• Opmaken en bewerken van juridische documenten, rapporten en presentaties.
• Ondersteuning bij PowerPoint‑lay‑out en vertalingen.
• Werken met Excel voor lijsten, gegevensbeheer en rapportering.
• Telefonisch onthaal, doorschakelen van oproepen en administratieve ondersteuning (archivering, printen, klassement).
• Coördinatie van handtekeningen, legalisaties en apostilles.
• Contact met externe partijen zoals notarissen, banken en dienstverleners.
• Verzamelen en doorsturen van onkostennota’s naar de financiële afdeling.

Gewenst profiel

• Direct beschikbaar en minimaal enige ervaring als (Executive) Assistant, bij voorkeur in een juridische of corporate omgeving.
• Vloeiend in Nederlands, Frans en Engels.
• Gestructureerd, nauwkeurig en deadline‑gericht.
• Discreet met vertrouwelijke informatie en proactief in het anticiperen op behoeften.
• Zelfstandig kunnen werken en overzicht behouden bij meerdere taken.
• Goed cijfermatig inzicht voor facturatie‑opvolging.
• Stevige persoonlijkheid en voldoende maturiteit.

Vereiste vaardigheden

• Uitstekende beheersing van MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint).

Wat wij bieden

• Vast contract van onbepaalde duur, voltijd (38 uur/week) met flexibel rooster.
• Bruto maandsalaris tussen €3.000 en €4.500, afhankelijk van ervaring.
• Maaltijdcheques van €10 per dag, ecocheques (€250 per jaar) en groeps‑ en hospitalisatieverzekering.
• Volledige terugbetaling van woon‑werkverkeer en 20 verlofdagen.
• Maandelijkse after‑works, kerstdiner, jaarlijkse short‑ski‑trip en fitnessfaciliteiten in het gebouw.