Management Assistent (m/w/d) für EU Government Relations in Brüssel

Über die Position

Als Management Assistent (m/w/d) unterstützen Sie den Direktor des EU Government Relations Büros in Brüssel und fungieren als zentrale Ansprechperson für Führungskräfte, Kolleg*innen weltweit sowie externe Besucher.

Hauptaufgaben

• Agenda‑Management: Koordination von Terminen, Besuchen und internen sowie externen Meetings.
• Post‑ und E‑Mail‑Management inklusive Sichtung und Bearbeitung von Anfragen.
• Organisation internationaler Reisearrangements (Flüge, Züge, Hotels, Visa, Transfers).
• Telefon‑Screening und Weiterleitung von Nachrichten.
• Raumreservierung, Vorbereitung von Konferenzräumen und Catering‑Bestellung.
• Erstellung von Korrespondenz, Präsentationen und Berichten in Word, PowerPoint und Excel.
• Vorbereitung der Ankunft neuer Mitarbeitender (IT‑Zugang, Visitenkarten, Büroausstattung).
• Abwicklung von Spesenabrechnungen, Rechnungskontrolle und Budgetüberwachung.

Anforderungsprofil

• Abgeschlossenes Bachelor‑Studium oder vergleichbare Qualifikation durch Berufserfahrung.
• Fließende Englischkenntnisse; gute Niederländisch‑ und/oder Französischkenntnisse; Deutsch von Vorteil.
• Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und hohe Serviceorientierung.

Erforderliche Kenntnisse

• Sehr gute Kenntnisse der MS‑Office‑Programme Word, PowerPoint, Excel und Outlook.