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وصف الوظيفة
L’European Endowment for Democracy (EED) est une organisation internationale à but non lucratif, implantée à Bruxelles, qui soutient les acteurs de la démocratie à travers le monde grâce à des subventions, des programmes de formation et des initiatives de plaidoyer. Dans le cadre de son développement, l’EED recherche un(e) stagiaire motivé(e) pour renforcer son service administratif, logistique et événementiel pendant une période de 6 à 12 mois, à compter de fin août 2026.
**Missions principales**
- Accueillir les visiteurs, partenaires et délégations, assurer la gestion des appels téléphoniques et le suivi du courrier entrant et sortant.
- Assister le secrétariat dans l’organisation des déplacements (réservations de vols, hôtels, transports locaux) et la préparation des dossiers de voyage.
- Contribuer à la gestion financière quotidienne : réception, vérification et saisie des factures, suivi des dépenses, préparation des rapports de dépenses.
- Participer à la planification, la coordination et la logistique des événements internes et externes (conférences, ateliers, réunions de conseil) : réservation de salles, gestion des inscriptions, préparation du matériel, suivi des prestataires.
- Mettre en œuvre les mesures de sécurité liées aux visites et aux événements, en collaboration avec le responsable sécurité.
- Mettre à jour les bases de données internes (contacts, fournisseurs, partenaires) et veiller à la qualité des informations.
- Rédiger les comptes‑rendus de réunions, préparer les présentations PowerPoint et assurer le suivi des actions décidées.
- Apporter un soutien administratif général : gestion d’agenda, classement, archivage, préparation de documents officiels.
**Profil recherché**
- Diplômé(e) d’une licence ou master en administration, gestion, communication, relations internationales ou domaine similaire.
- Excellentes compétences organisationnelles, capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à respecter les délais.
- Maîtrise des outils bureautiques (Microsoft Office, Google Workspace) et aisance avec les systèmes de gestion de bases de données.
- Bon niveau d’anglais écrit et oral ; la connaissance d’une autre langue européenne constitue un atout.
- Sens du service, bonne présentation, capacité d’accueil et de communication avec des interlocuteurs de divers horizons culturels.
- Esprit d’équipe, autonomie, rigueur et discrétion dans le traitement d’informations confidentielles.
**Ce que nous offrons**
- Une immersion au sein d’une organisation internationale reconnue, avec la possibilité de travailler aux côtés de professionnels expérimentés.
- Une expérience polyvalente couvrant l’administration, la logistique et l’événementiel, idéale pour lancer une carrière dans le secteur non lucratif.
- Un environnement de travail stimulant à Bruxelles, avec accès aux transports publics et à un réseau professionnel riche.
- Une lettre de recommandation à la fin du stage et la possibilité d’envisager un poste permanent selon les performances et les besoins de l’organisation.
**Modalités**
- Contrat de stage de 6 à 12 mois, à temps plein, basé à Bruxelles (travail sur site).
- Rémunération conforme à la législation belge en matière de stages.
- Date de début prévue : fin août 2026.
Rejoignez l’EED et contribuez activement à la promotion de la démocratie tout en développant vos compétences administratives et logistiques dans un contexte international dynamique.
